Acompanhar tarefas e seguros
Inspeções, revisões e apólices têm prazos. Registe cada um com o seu responsável, e o Administra avisa antes da data.
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Crie uma tarefa
Escolha o edifício e abra Gestão e depois Tarefas. Clique em Nova tarefa.
Escreva a tarefa, a data e a hora.
Para uma tarefa que volta, escolha Em meses ou Em anos em Repete, e escreva quantos em A cada.
Escolha o Responsável e os Dias de antecedência do lembrete. Clique em Guardar.
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Acompanhe os prazos
A lista mostra cada tarefa pela data, com quem a faz e de quanto em quanto tempo volta.
Uma tarefa que passou da data tem a marca Em atraso.
O responsável recebe um email nos dias de antecedência que escolheu, e outro no próprio dia se a tarefa ainda não estiver feita. Uma tarefa sem responsável não tem lembretes.
Cada apólice registada cria a tarefa do seu fim.
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Marque uma tarefa como feita
Clique em Marcar como feita. Escolha o dia e, se quiser, junte a prova: um certificado, uma fatura ou uma fotografia.
A prova fica em Documentos, na pasta Tarefas.
Uma tarefa que se repete passa para a data seguinte. Para ver cada vez que foi feita, abra o menu da tarefa e clique em Histórico.
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Registe uma apólice
Abra Gestão e depois Seguros. Clique em Nova apólice.
Em Tipo, escolha Do edifício para a apólice que a administração faz, ou Do proprietário para a de um proprietário.
Escolha a Cobertura. Escreva a seguradora, o número e o fim, e marque as frações que a apólice cobre.
A apólice de um proprietário precisa da prova: a apólice ou um recibo dela. A prova fica em Documentos, na pasta Seguros.
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Veja que frações estão seguras
A tabela mostra o seguro de cada fração e das partes comuns: Em vigor, A terminar, Expirado ou Sem seguro.
Uma apólice está A terminar nos 30 dias antes do seu fim.
O seguro contra incêndio é obrigatório para cada fração e para as partes comuns (Código Civil, art. 1429.º).
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Peça as apólices novas
Clique em Pedir apólices novas. A mensagem vai para os proprietários cuja apólice está a terminar ou expirou, em Bcc, cada um com a sua cópia.
O assunto e o texto são um ponto de partida. Mude-os antes de enviar.
Quando um proprietário responder com a apólice nova, registe-a como no passo 4.
